第一条 为了规范揭阳市揭阳侨中教育基金会档案管理，促进教育基金会事业的发展，结合教育基金会实际情况特制定本档案管理办法。
第二条 档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第三条 登记证书的保管
由秘书处妥善保管好基金会登记证书的正本和副本，不得丢失。
第四条 档案材料的收集
（一）上级的有关文件，上报文书等。
（二）对符合规定归档的材料，如基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。要按照材料目录分类进行登记，并装订整理成册。
第五条 文书档案的保管
（一）档案室内应保持清洁，做到防盗、防火、防湿、防蛀，确保安全。所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风。
（二）坚持每一年整理装订一次档案材料，切实做到每个档案的目录与材料内容相一致。
第六条 档案保存期限
（1）永久保存：基金会章程，理事名册，理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书；
（2）十年保存：会计凭证，其他经核定须十年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；
（3）五年保存：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文书；
（4）一年保存：部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必要文书。
第七条 文书档案的查阅
（一）所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。查阅档案应按规定办理手续，方能查阅。
（二）使用档案时，要爱护档案材料，保持档案整洁，严禁在材料上勾划、涂改，不准折叠，不准拆散和损坏档案材料。
（三）查阅档案只限在秘书处进行，档案一般不得外借，特殊情况下，经有关领导批准后，方可借出。借出时必须严格履行登记手续，借用时限在两周以内，用后要及时归还，借用期间要妥善保管，不得遗失，不得转借。
（四）查阅或借出档案时，要先清点材料后才出柜，收回档案时清点后才归位。
第八条 各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
